Usługi księgowe
Posiadanie firmy wiąże się bezpośrednio z potrzebą prowadzenia księgowości. Na podstawie dowodów księgowych rejestrowane są wszelkie zdarzenia finansowe w firmie, za pomocą czego o wiele łatwiej kontrolować wydatki. Dowody księgowe zawierają m.in. informacje dotyczące zakupów i sprzedaży, wydatków czy inwestycji firmy i dane z działu podatków i pensji pracowników. Ze względu na to, że księgowość jest ważnym oraz rozbudowanym działem niemal każdej działalności, biorąc pod uwagę jej wielkość niezbędna jest osoba, współpraca z biurem rachunkowym lub pełen wydział odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Dostępne są dwa główne sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych, są to: księga handlowa, inaczej pełna księgowość i księga przychodów i rozchodów, czyli księga podatkowa. Przepisy opisane w ustawie o rachunkowości regulują zasady, które wskazują, jakie firmy powinny mieć pełną księgowość, a którą w zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów. W zależności od działalności i od charakteru firmy oraz przychodu w roku obrotowym.
Metody prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma rozliczeń. Przez dokładne informacje analizuje finansową sytuację firmy: rentowność, płynność i gospodarność finansową. Na podstawie księgi handlowej przedsiębiorstwo rozlicza się z organami podatkowymi. Według ustawy o rachunkowości do posiadania księgi handlowej zobowiązane są m.in. spółki handlowe w tym osobowe, kapitałowe i spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w przypadku, kiedy ich źródłem przychodu są jedynie składki członkowskie, a także województwa, powiaty, gminy oraz ich związki. Oprócz tego pełną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, kiedy w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych wyniosły co najmniej wartość 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Natomiast księga przychodów i rozchodów to księgowość uproszczona. Wpisy dotyczące rozchodów i przychodów muszą obejmować w tym wypadku rejestr dochodów, przychodów i kosztów z podziałem na podatkowe zwolnienia. Do zestawień w księgowości uproszczonej muszą być dodane także ewidencje trwałych środków, pracowników, a oprócz tego wykaz dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychód pełnego roku nie jest wyższy 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Metoda prowadzenia księgowości zależy od zakresu działalności firmy, jej charakteru, wielkości i struktury. O tym, któremu sposobowi prowadzenia księgowości będzie podlegała dana firma zawsze można skonsultować ze specjalistą. Dla porównania zakładając firmę z pomocą księgowej, przedsiębiorca z łatwością otrzyma podpowiedź od samej księgowej, która forma stanie się najwłaściwsza.
Księgowość elektroniczna
Podobnie jak w pozostałych obszarach, w księgowości również pokazują się nowe rozwiązania technologiczne. Dużym ulepszeniem w prowadzeniu działalności są przygotowane w ciągu ostatnich lat specjalne programy komputerowe, gwarantujące kompleksowe prowadzenie ksiąg. Często takie programy można wykupić na własność lub w abonamencie. Większość biur rachunkowych używa tych programów, w głównej mierze ze względu na to, że e-księgowość jest ogromnym ułatwieniem pracy samej księgowej, a także komfortu przedsiębiorcy. Wśród wielu funkcji w elektronicznej księgowości zawierają się: możliwość sprawnego i szybkiego przekazywania, wystawiania, a także gromadzenia dowodów księgowych, zmian planów kont, łatwego podglądu finansów lub dojścia do informacji o podatkach i składkach ZUS. Przeważnie program elektronicznej księgowości jest bardzo prosty w obsłudze, a wszelkie aktualizacje pilnują, by program był cały czas zgodny z aktualnymi przepisami.
W jaki sposób współpracować z księgową?
Opcje współpracy z księgową są różne. W wypadku największych przedsiębiorstw, w jakich jest wiele wytwarzanych dowodów księgowych, najbardziej sprawdza się zatrudnienie księgowej (lub nawet zatrudnienie rozbudowanego działu księgowego) na etat. W sytuacji mniejszych i średnich przedsiębiorstw często używaną praktyką jest powierzenie księgowości, korzystając z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Ważne we współdziałaniu z księgową jest ustalenie narzędzi, z których będą używać dwie strony, by w bardzo szybki sposób przekazywać dokumenty oraz wszelkie działania księgowe. W księgowości trzeba bezwzględnie przestrzegać terminów, ze względu na to wszelkie dokumenty, za każdym razem skompletowane oraz jak najlepiej opisane powinny trafiać do księgowej w odpowiednim czasie. Co więcej niezbędna jest także ciągła komunikacja. Elementem komunikacji oddziałującym na wygodną współpracę, na który trzeba zwrócić uwagę jest dobry przepływ informacji. Księgowa musi mieć dostęp do najważniejszych danych finansowych oraz sytuacji firmy, żeby móc dobrze wypełniać swoją pracę.